档案室通常由机构或组织的行政部门管理，负责管理和维护该机构的文件和记录。这个部门的主要职责包括管理文件的归档、检索和销毁、确保文件的保密性和完整性、协助员工和公众获取所需的文件信息等。

档案室部门还负责制定和执行文件管理政策和程序，以确保文件的有序管理和保存。在信息化时代，档案室部门还需要与IT部门密切合作，确保文件的数字化管理和安全存储。