根据湖南机电职业技术学院的规定，每个学期开始时学生需要缴纳学费和住宿费，具体时间可以在学校官网或学生处了解，一般在开学前几天或第一周内到学校现场缴费。

如果缴费过程中出现问题，可以前往学生处咨询或寻求帮助，以确保顺利完成缴费流程。

此外，学生在校期间还需要缴纳一些保险和其他杂费，具体时间和金额也应该及时了解并按时缴纳。以上是针对湖南机电的缴费规定和流程的介绍。